ROI e payback em projetos de RPA: Como estimar

Nas publicações anteriores discutimos vários aspectos da implementação de RPA, abordando desde as informações mais básicas até as etapas de execução e dicas. No artigo de hoje, no entanto, falaremos sobre os aspectos financeiros de payback e ROI que também devem ser levados em conta neste tipo de projeto e como calculá-los. 

Os ganhos relacionados à implantação de RPA são fortemente impactados pelos custos das horas de trabalho manual a serem economizadas com a automação, mas não só. Deve-se levar em consideração também demais despesas relacionadas à execução manual como horas extras, horas de retrabalho, complicações por atraso etc. 

Projetar o investimento 

Para projetar o investimento em uma implementação de RPA, há dois tipos de custo essenciais: o custo de infraestrutura – que envolve a aquisição e licenciamento da plataforma – e a licença de um ou mais robôs para processar as tarefas automatizadas e suas respectivas estações de trabalho. 

Já no âmbito do esforço para automatizar e sustentar a robotização, temos:

  1. O trabalho da equipe envolvida na engenharia da solução, que implica: analisar, projetar, preparar, automatizar, testar e implantar o processo de automação estimado a partir de uma avaliação de complexidade.
  2. As horas estimadas de suporte ao robô. Se a automação envolver sistemas muito instáveis, pode ser necessário fazer uma previsão mensal de horas de suporte técnico para eventuais ajustes e isso precisa constar na avaliação do investimento. 

O retorno do investimento é, então, a diferença entre quanto será investido e quanto será economizado. 

Projetar o ganho

Para calcular o ganho, é preciso conhecer ou estimar o custo da hora de trabalho humano, que varia de acordo com a função do profissional. Deve-se considerar não apenas o salário, mas todos os demais custos envolvidos. Ex: Em um processo de cadastro de itens que poderá gerar uma economia de 341 horas por mês, podemos usar como referência 1h/homem = R$40,00. Isso quer dizer que o custo mensal dessa atividade é de R$13.640,00. A esse valor, podemos somar outros potenciais ganhos como economia em multas, serviços terceirizados que eram utilizados na execução manual etc.

Em um exemplo hipotético, vamos considerar que o custo da infraestrutura da plataforma RPA, com robô executor autônomo e estação de trabalho seja o equivalente a R$6.000,00. Esse custo deve ser diluído pelas automações implantadas. Se usarmos como parâmetro de divisão o custo da hora de execução do robô, ou seja, R$6.000,00 dividido por 720 horas, que é a quantidade média de horas de um mês, nos dá um custo estimado de R$8,30 por hora do robô. 

Para estimar o tempo de execução do robô nessa infraestrutura, precisamos considerar que ele executará o mesmo trabalho humano porém mais rapidamente. As avaliações de desempenho dos robôs variam bastante, mas medições recentes apontam que uma automação pode executar uma tarefa entre 65 a 80% mais rápido do que uma pessoa. 

Consideremos, de forma conservadora, que o robô execute a função 65% mais rápido, ou seja, usando apenas ⅓ do tempo que um humano levaria e deste modo levando 113 horas e meia. Levando em conta o cálculo de custos de infraestrutura anterior, consistirá em R$947,73 por mês em comparação com o custo atual que ultrapassa os R$10.000,00

Calcular a relação investimento x ganho

É preciso considerar também a segunda parte do investimento, que é o esforço de implementação e sustentação. Para exemplo, vamos considerar que a equipe técnica estimou o esforço dessa automação em quatro semanas de trabalho, gerando um custo de R$20.000,00 com o projeto. Além disso, a equipe também considerou que no decorrer do ano deve ser previsto um esforço de manutenção de 40h, de forma que deve ser considerado no investimento um aprovisionamento de mais R$5.000,00. O investimento então será o esforço que consta do projeto mais sustentação de R$25.000,00 no primeiro ano e a infraestrutura, de plataforma mais execução mensal do robô, somando R$11.372,70 por ano. O custo total de investimento no primeiro ano será então de R$36.372,00.

Já no segundo ano, o custo implicará a sustentação e infraestrutura – caso não tenha mudanças que necessitem de redesenho da solução – de forma a totalizar o valor de R$16.372,70. O ganho anual será de R$163.680,00 com base na economia estimada do trabalho manual.

Logo, no final do primeiro ano, o ROI será de R$127.308,00. Já no final do segundo ano, terá sido uma economia do primeiro somada ao do segundo ano, ou seja, R$274.615,30. O Payback acontecerá no 3o mês, quando o investimento terá sido compensado pela economia. 

Entretanto, nem todos os projetos terão ROI favorável já no primeiro ano. Alguns só passam a apresentar ROI positivo a partir do segundo ano ou até mesmo posteriormente. Isso implica em um ponto de atenção pois o custo do projeto pode ser mais alto do que a suposta economia gerada por ele.

O time de RPA pode utilizar o ROI como ferramenta não apenas para priorizar as tarefas que devem ir primeiro para a esteira de implementação por gerarem maiores economias. Esse cálculo também pode ser realizado periodicamente para as atividades executadas pelo robô para medir e provar à organização a economia efetivamente gerada com a utilização deles. 

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