adriano 1 2 (2)

Automação de processos: Erros e boas práticas para gestores se atentarem

No artigo anterior explorei de forma mais abrangente e introdutória a Automação Robotizada de Processos (no inglês, RPA) e a sua relação com a transformação digital. A ênfase do conteúdo de hoje, no entanto, é o conjunto de erros e boas práticas fundamentais a serem consideradas pelos gestores durante a implementação do RPA. Dessa forma, pularei a introdução ao tema indo direto ao ponto e, caso queira saber mais, basta clicar aqui.

Os 4 erros comuns durante a implementação do RPA

1. Não engajar a liderança – Todo projeto de sucesso começa com uma liderança forte. As iniciativas de RPA não são uma exceção. Os líderes de negócios devem estar envolvidos desde o início, pois eles serão os facilitadores e podem ajudar a resolver rapidamente qualquer situação inesperada como problemas de agendamento com os executores das tarefas, políticas internas e de segurança de informação, acesso ao dados, entre outros.

2. Considerar que as iniciativas de RPA devem ser conduzidas e levantadas pela equipe de T.I. – A tecnologia simula as tarefas do usuário, acessando os mesmos elementos que esse usuário acessaria nos sistemas e aplicativos. O correto então é que o próprio usuário ensine o robô sobre suas atribuições. Por outro lado, os robôs precisam operar dentro da rede da empresa,  o que exige um esforço da T.I para garantir uma infraestrutura suficiente para hospedar os robôs.

3. Não escolher os processos certos – Esse erro parece óbvio, mas é fácil entrar na armadilha de automatizar tarefas pequenas e simples que ninguém quer tocar. Os benefícios de RPA, no entanto, estão na automação de ponta a ponta de processos que requerem recursos humanos significativos e de nível alto de importância na assertividade.

4. Focar somente na redução de custos – RPA é um programa de mudança. Os robôs funcionam melhor quando fazem parte de uma estratégia mista, que combina boas ferramentas de RPA, engenharia de processos e experiência humana. Um cenário maior também pode incluir outros desenvolvimentos tecnológicos, como análise de dados e, em um projeto futuro, a implementação de inteligência artificial, em uma complexa jornada em direção à transformação digital.

As cinco boas práticas de mercado para implementação de RPA  

1. Conscientize sua equipe sobre os benefícios do RPA – A adoção de robôs pode enfrentar resistências, como a de colaboradores que acreditam que serão desligados ou que não concordam com o novo jeito de fazer as coisas. Algumas culturas empresariais também podem criar resistências. Portanto, é importante avaliar o que pode impedir a adoção e o bom uso da tecnologia. É preciso criar um plano que suavize essa resistência, tornando-a quase nula. Uma boa ideia é treinar e conscientizar os profissionais, além de explicar as vantagens da automação.

2. Escolha os processos certos –  Sua empresa conta com uma enorme quantidade de processos, como logística, atendimento ao cliente, vendas, gestão financeira, aquisição de talentos e muitos outros. Todavia, é improvável automatizar todos em conjunto. É preciso triar aqueles que são mais importantes para sua estratégia empresarial e devem ser automatizados de forma prioritária. Essa escolha depende de cada empresa, não existe um padrão.

3. Conte com uma empresa especializada em processos para fazer o levantamento das oportunidades e priorizações – Isso ajudará a implementar ações de alto impacto desde o início do projeto, e também monitorar o avanço nos resultados que foram obtidos, avaliando o que melhorou após a adoção da tecnologia e se isso está indo ao encontro das expectativas iniciais.

4. Antes de iniciar a implementação da melhoria de robotização identificada, tenha certeza que o processo escolhido está padronizado e possui regras claras e bem estabelecidas. Isso é realmente uma premissa, ou seja, o robô não vai funcionar corretamente se não tivermos isso, e vai garantir o sucesso da substituição do humano pelo robô.

5. Faça uma análise de custo benefício para escolher a ferramenta de mercado que será utilizada para implementação das iniciativas de RPA e se a ferramenta escolhida garante toda a segurança de informação dos dados, conforme leis e normativas.

Em síntese, estar atento ao conjunto de erros comuns e às boas práticas de implementação de RPA auxilia na adoção de uma abordagem equilibrada e estratégica para a automação de processos, de forma a otimizar a eficiência operacional e alinhar-se às demandas da era digital.

Ficou com alguma dúvida? Gostaria de saber mais sobre o tema? Preencha o formulário aqui para falar com um de nossos Especialistas.

Adriano Bortoli é diretor comercial da iLiberty, Co-founder do Roberty Automation, Engenheiro da Computação, MBA em Gestão de Sistemas e Gerenciamento de Projetos, Lead Auditor Assessor IRCA / PR328 QMS (17929), Compliance Management Systems e Risk Management Professional.

plugins premium WordPress